Estados Financieros 2017: información de entrega para las SuperSociedades

A través de la Circular 201-000004 de noviembre 10 de 2017 la SuperSociedades fijó los plazos y condiciones en que las sociedades de los grupos 1 y 2 le deberán hacer llegar sus estados financieros básicos del año 2017; para este proceso se seguirá usando el software XBRL EXPRESS.

El pasado 10 de noviembre de 2017 la Superintendencia de Sociedades expidió la Circular única número 201-000004 (publicada en el Diario Oficial 50414 de noviembre 11 de 2017, el cual circuló en internet a partir del día martes 14 de noviembre de 2017), a través de la cual se fijaron las condiciones y plazos en que las sociedades vigiladas, controladas e inspeccionadas de los grupos 1 y 2 de la convergencia a normas internacionales (sin importar si se encuentran en condiciones normales de operación o en procesos de liquidación voluntaria) tendrán que remitir a dicho órgano de control tanto la información sobre sus estados financieros básicos del año 2017 como su informe de prácticas empresariales.

Además, en el caso particular de los clubes de futbol con deportistas profesionales que se hayan constituido en sociedades anónimas en los términos de la Ley 1445 de 2011, sin importar si pertenecen al grupo 1 o 2 de la convergencia a Estándares Internacionales, y solo si se encuentran en condiciones normales de operación, dichas entidades deberán reportar sus estados financieros básicos del año 2017 siguiendo las instrucciones de la Circular 201-000003 de noviembre 10 de 2017.

Al respecto, es necesario tener presente que en el caso de los reportes del año 2016 la Supersociedades había expedido en noviembre 24 de 2016 tres circulares diferentes (201-0000009 para exigir reportes a las empresas del grupo 1 en condiciones normales de operación, 201-000010 para exigir reportes a empresas del grupo 2 en condiciones normales de operación y 201-000011 para exigir reportes a empresas de cualquier grupo pero que estuvieran en situaciones de liquidación voluntaria).

Además, aunque en dichas circulares del año 2016 no se hacía mención alguna sobre obligatoriedad de la entrega del reporte de prácticas empresariales, lo que al final sucedió fue que cerca de 8.000 sociedades recibieron oficios selectivos en los cuales se les exigió entregar dicho reporte antes de agosto 31 de 2017.

De acuerdo con lo establecido en la nueva Circular 201-00004 de 2017, se entiende que de nuevo la SuperSociedades decidió (al igual de lo sucedido con los reportes del año 2016) no exigir información a sociedades vigiladas, controladas o inspeccionadas pero que pertenezcan al grupo 3 de la convergencia a normas internacionales, lo cual implica entonces que la Supersociedades deja de contar con información valiosa que le ayude a consolidar y examinar el comportamiento de todas las sociedades que sí pertenecen a un mismo sector económico.

Exigencia de información financiera del año 2017

De acuerdo con lo establecido en la Circular 201-000004 de 2017, las sociedades comerciales que a diciembre 31 de 2017 tengan la condición de vigiladas y/o controladas ante la SuperSociedades, y que pertenezcan a los grupos 1 y 2 de la convergencia a normas internacionales, estarán obligadas a entregar los reportes mencionados en dicha circular. Lo mismo harán aquellas sociedades que solo tengan la condición de inspeccionadas ante la SuperSociedades que pertenezcan al grupo 1 o 2 que no se encuentren en situaciones de liquidación voluntaria y a las cuales se les solicite mediante correo urbano la entrega de la información.

A las sociedades obligadas a entregar la información que se encuentren en condiciones normales de operación se les exigen los siguientes reportes y documentos adicionales:

a. En el caso de las sociedades vigiladas y/o controladas: siguiendo las mismas instrucciones de lo que fue la exigencia de reportes del año 2016, estas sociedades deberán utilizar el software XBRL EXPRESS. En dicho Software deberán utilizar las opciones: “01-10-Estados financieros-NIIF plenas-Individual”, “01-20-Estados Financieros-NIIF plenas-Separado”, “01-40-Estados financieros-NIIF pymes-Individual” o “01-50-Estados Financieros-NIIF pymes-Separado”. Con esas opciones terminarán entregando archivos de extensión XBRL con la información (en miles de pesos y en forma comparativa por los años 2017 y 2016) de lo que serían su estado de situación financiera, estado de resultados y el estado de resultado integral.

“certificación de estados financieros firmada por representante legal, contador y revisor fiscal, notas a los estados financieros, informe de gestión de los administradores y dictamen del revisor fiscal”

El reporte mencionado deberá entregarse entre el 3 y el 30 de abril de 2018 (dependiendo de los dos últimos dígitos del NIT) acompañado de nuevo de 4 documentos adicionales en PDF (escaneados del original), los cuales, individualmente considerados, no deben exceder de 2 megas y deben quedar nombrados con una sola palabra. Tales documentos, que deben entregarse a más tardar dentro de los dos días hábiles siguientes a la entrega del archivo XBRL son: certificación de estados financieros firmada por representante legal, contador y revisor fiscal, notas a los estados financieros, informe de gestión de los administradores y dictamen del revisor fiscal. Tanto los archivos XBRL como los archivos PDF  deberán entregarse a través de la plataforma Sirfin.

b. En el caso de sociedades inspeccionadas: deberán efectuar los mismos reportes (utilizando también el software XBRL EXPRESS) exigido a las sociedades vigiladas y/o controladas y entregarlos en los mismos plazos. Sin embargo, en relación con los documentos adicionales en PDF, solo se les exige entregar los dos primeros que se mencionaron en el caso de las sociedades vigiladas y/o controladas. Los otros dos documentos deberán tenerlos a disposición de la Supersociedades para entregarlos en el momento en que dicha entidad se los solicite. Tanto los archivos XBRL como los archivos PDF deberán entregarse a través de la plataforma Sirfin.

Si alguna de las sociedades reportantes, ya sea vigilada, controlada o inspeccionada, actúa como controlante de un grupo de sociedades (y por tanto debe emitir estados financieros consolidados), debe adicionalmente utilizar el software XBRL EXPRESS y elaborar el reporte con las cifras financieras consolidadas del grupo económico o empresarial con las opciones “01-30-NIIF plenas-Consolidados” o “01-60-NIIF pymes-consolidados”. Este reporte, que también deberá acompañarse de 4 documentos especiales en PDF, (certificación de estados financieros consolidados, notas a los estados financieros consolidados, informe especial del artículo 29 de la Ley 222 de 1995 y el dictamen de revisor fiscal), se deberá entregar a más tardar en mayo 18 de 2018 (sin importar el NIT del reportante) a través de la plataforma Sirfin.

Además, si alguna de las sociedades reportantes (que tenga la condición de vigilada o controlada, sin importar si pertenece al grupo 1 o 2) se encuentra en procesos de liquidación voluntaria, ya no elaboraría los reportes antes mencionados en el software XBRL EXPRESS sino que deberá utilizar la opción “16” del Software STORM USER, generando de esa forma archivos de extensión STR los cuales se entregan en otra zona especial del portal de la Supersociedades habilitada para recibir dichos archivos. Adicionalmente, los 2 documentos adicionales en PDF que se les solicitan (certificación de estados financieros y notas a los estados financieros), también se entregarían en otra zona especial del portal de la Supersociedades. El plazo para entregar sus informes y reportes sería el 30 de mayo de 2018 sin importar el número del NIT.

De igual forma, si alguna entidad reportante (sea vigilada, controlada o inspeccionada) se encuentra en procesos de reestructuración empresarial (Ley 550 de 1999), o de reorganización empresarial (Ley 1116 de 2006), la circular les recuerda que, sumado a la entrega de informes con las cifras anuales de 2017 utilizando las opciones del software XBRL EXPRESS antes mencionadas, también deben cumplir con entregar los otros reportes trimestrales que se les exigieron con las circulares 100-000004 y 100-000005 de agosto de 2016 Es importante destacar que una vez sean entregados los reportes y documentos adicionales antes mencionados, la circular menciona que la Supersociedades permitirá, a partir de mayo 15 de 2018, que todos los interesados puedan consultar las cifras que terminen siendo entregadas por los reportantes. Lo anterior se logrará accediendo al Portal de Información Empresarial –PIE– (inicialmente llamado Sistema de Información Empresarial –SIE–) que la Supersociedades estrenó en mayo de 2016; plataforma (que ahora contiene los accesos para entrar a consultar información reportada tanto en normas internacionales como la reportada anteriormente en PCGA-COLGAAP) en la que se puede consultar los reportes individualizados de las diferentes empresas.

Al respecto, téngase presente que en junio de 2017 la Supersociedades publicó un archivo especial en Excel con la información de 2016 de las “1000 empresas más grandes del grupo 1” y las “1000 empresas más grandes del grupo 2” (todo esto en función de lo que habían sido sus ingresos operacionales), y que entre dichas empresas figuraban varias con patrimonio negativo.

Exigencia del Informe de Prácticas Empresariales

En el numeral 2 de la Circular 201-000004 de 2017 se indicó que las sociedades obligadas a entregar el informe de prácticas empresariales por el año 2017 deberán hacerlo entre el 7 y el 21 de mayo de 2018 debiendo utilizar para su elaboración la opción 42 del software STORM USER. Cuando el informe esté generado en un archivo .STR, deberá entregarse virtualmente en la zona especial del portal de la Supersociedades, sin que se tengan que entregar otros documentos adicionales en PDF.

En atención a lo anterior, y como la Circular 201-000004 de 2017 no es clara en definir cuáles son las sociedades obligadas a entregar dicho reporte, creemos que tal reporte en realidad solo se sigue exigiendo a las sociedades vigiladas o controladas (excluyendo a las que se encuentren en liquidación judicial, o liquidación voluntaria y a las sucursales de sociedades extranjeras) pues esos criterios fueron los que se usaron, por ejemplo, en la más reciente ocasión en que la Supersociedades había mencionado la exigencia de este reporte (ver las circulares 201-00007 y 115-000008 de 2015, a través de las cuales se exigieron los reportes del año 2015).

“La responsabilidad de la elaboración del informe de prácticas empresariales solo corre por cuenta de aquellos que, a la fecha de entrega del mismo, tengan la condición de administradores de la respectiva sociedad”

La responsabilidad de la elaboración del informe de prácticas empresariales solo corre por cuenta de aquellos que, a la fecha de entrega del mismo, tengan la condición de administradores de la respectiva sociedad (representante legal y juntas directivas). Además, si durante el año la sociedad tuvo más de un corte financiero, el informe en todo caso se hará como un solo reporte por lo sucedido durante todo el año 2017.

En su aplicación por el año 2016, el informe de prácticas empresariales consistió en un cuestionario con un total de 77 preguntas divididas en tres secciones que indagaban sobre temas como los siguientes:

• Información básica: en esta sección se indagaba sobre los datos de identificación de la sociedad, el tipo de acciones emitidas, si efectuó o no distribución de utilidades y con qué modalidad (dinero, otras acciones), y si funcionó o no como matriz o subordinada de otra sociedad.

• Gobierno corporativo: en esta sección, que abarcaba 62 preguntas, figuraban algunas como las siguientes:

¿La empresa cuenta con junta directiva? ¿Quién nombra al director general de la empresa? ¿Cómo es la remuneración de la alta gerencia de la empresa? ¿Alguno de los administradores participa directa o indirectamente en el capital social de la empresa? ¿Cómo son comunicados los lineamientos éticos de la empresa a los empleados?

• Responsabilidad social: en esta sección eran formuladas otras 8 preguntas entre las cuales figuraban las siguientes:

¿Cuál o cuáles son los principales grupos de interés de la sociedad (administradores, empleados, proveedores)? ¿La sociedad cuenta con políticas formales de vinculación con sus grupos de interés? ¿Cuál o cuáles acciones de responsabilidad social empresarial fueron realizadas dentro de su empresa (por ejemplo, reducir el impacto ambiental de su operación; mejorar las condiciones laborales de los empleados o colaboradores)?

Fuente: www.actualicese.com