Declaración de renta: información para asalariados

El formulario 220, al quedar diligenciado completamente con los datos que están a cargo del trabajador, servirá para sustentar ante la Dian las razones por las cuales el asalariado no tuvo la obligación de declarar y por tal motivo será necesario conservarlo por un período de 5 años.

De acuerdo con lo indicado en el artículo 1.6.13.2.15 del DUT 1625 de 2016 (luego de ser modificado con el Decreto 1680 de diciembre de 2020), el próximo 20 de octubre de 2021 culminan los plazos para que las personas naturales y/o sucesiones ilíquidas (residentes o no residentes, obligadas o no a llevar contabilidad) presenten oportunamente sus declaraciones de renta (obligatorias o voluntarias) por el año gravable 2020.

Ahora bien, pensando en el caso de los asalariados y demás personas naturales a las cuales se les expidió por el año gravable 2020 un formulario 220 con la información de las rentas de trabajo que percibieron durante dicho año gravable, es importante destacar que si el contribuyente al recibir dicho formulario concluyó que no estaba obligado a declarar por el año gravable 2020 (y tampoco deseaba hacerlo de forma voluntaria, algo que el artículo 6 del Estatuto Tributario –ET– concede como posibilidad solo a las personas naturales residentes que no quedaron obligadas a declarar pero sí fueron objeto de retenciones durante el respectivo año fiscal), el mencionado formulario 220 se convierte en el documento que reemplaza su declaración de renta.

Así lo confirma la nota que figura el final de dicho formulario en la cual se lee lo siguiente:

Nota: este certificado sustituye para todos los efectos legales la declaración de renta y complementario para el trabajador o pensionado que lo firme.

Así mismo, en la parte final del instructivo que acompaña al formulario en mención, la Dian incluyó el siguiente mensaje en letras mayúsculas:

CONSERVE ESTE CERTIFICADO COMO SUSTITUTO O SOPORTE DE SU DECLARACION DE RENTA. LA DIRECCIÓN DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES PODRÁ EXIGIRLO.

“dicho formulario 220 será el principal sustento para probarle a la Dian, cuando lo requiera, que la persona no quedaba obligada a declarar renta”

Por lo anterior, el formulario 220 contiene varios espacios para que sean diligenciados directamente por el asalariado o pensionado. Además, si los valores que allí diligencia le sirven para comprobar que cumple con todos los requisitos de ingresos, patrimonio, consignaciones y demás para quedar exonerado de declarar renta, dicho formulario 220 será el principal sustento para probarle a la Dian, cuando lo requiera, que la persona no quedaba obligada a declarar renta.

El formulario 220 lo deben conservar por 5 años

De acuerdo con el artículo 632 del ET, si el mencionado formulario 220 se convierte para el contribuyente en la prueba de que no estaba obligado a presentar declaración de renta, en tal caso deberá conservarlo durante 5 años.

Dicha norma establece actualmente lo siguiente:

Artículo 632. Deber de conservar informaciones y pruebas. Para efectos del control de los impuestos administrados por la Dirección General de Impuestos Nacionales, las personas o entidades, contribuyentes o no contribuyentes de los mismos deberán conservar por un período mínimo de cinco (5) años, contados a partir del 1 de enero del año siguiente al de su elaboración, expedición o recibo, los siguientes documentos, informaciones y pruebas, que deberán ponerse a disposición de la administración de impuestos, cuando ésta así lo requiera:
1….

2. Las informaciones y pruebas específicas contempladas en las normas vigentes que dan derecho o permiten acreditar los ingresos, costos, deducciones, descuentos, exenciones y demás beneficios tributarios, créditos activos y pasivos, retenciones y demás factores necesarios para establecer el patrimonio líquido y la renta líquida de los contribuyentes, y en general, para fijar correctamente las bases gravables y liquidar los impuestos correspondientes.
(…)”

Los 5 años que menciona esta norma son justamente los mismos 5 años de plazo que tendría la Dian para requerir a un obligado a declarar si no lo ha hecho oportunamente.

Es por lo anterior que todo asalariado (aunque no tenga la obligación de presentar declaración de renta), debe preocuparse por pedirle a su empleador que le entregue su formulario 220 donde queden certificados los ingresos por todo el año o la fracción de año fiscal en que haya tenido vínculo laboral. Y todo empleador se debe preocupar por emitirlo y entregarlo incluso sin tener que esperar que el asalariado primero se lo venga a pedir.

Fuente: Actualícese